Waspada Corona, Rapat Koordinasi Dilakukan Secara Online Menggunakan Aplikasi Zoom

Sampai hari ini, 17 Maret, belum ada kebijakan dari pimpinan kantor untuk memberlakukan work from home (bekerja dari rumah) bagi para pegawai, jadi saya masih tetap ngantor. Perubahan yang tampak nyata adalah penundaan beberapa kegiatan workshop dan juga perjalanan dinas ke Jakarta. Karena kantor saya adalah salah satu UPT di bawah kemdikbud, yang program kerjanya mengacu pada program kerja kemdikbud dan butuh untuk terus berkoordinasi. Adanya pembatasan perjalanan dinas ke Jakarta ini membuat beberapa rapat koordinasi dilakukan secara online.

Seperti hari ini, saya kebagian mendampingi pimpinan untuk melakukan rapat koordinasi secara online dengan puluhan satuan kerja lain dibawah kemdikbud yang tersebar di 34 propinsi.

rapat koordinasi online
Rapat koordinasi online

Aplikasi rapat koordinasi online yang kami gunakan kali ini adalah zoom. Saya baru pertama kali ini menggunakan Zoom, biasanya kami pakai webex.

Mengenal Aplikasi Zoom

Aplikasi Zoom dikembangkan untuk digunakan sebagai media meeting online dimanapun berada dengan fitur-fitur yang lumayan lengkap.

  1. Kualitas video meeting di Android yang tinggi
  2. Kualitas layar berbagai yang bagus
  3. Dapat melakukan berbagi layar secara langsung melalui perangkat Androi
  4. Dapat berbagi situs web, foto, file presentasi hingga Google Drive
  5. Mengirim teks ke grup, gambar dan audio dari smartphone maupun PC
  6. Menampilkan status kontak availability atau tidak
  7. Bergabung sebagai peserta interaktif atau peserta webinar yang hanya melihat

Melalui aplikasi ini, bisa terhubung hingga 100 titik dengan kualitas screen sharing yang tinggi. Aplikasi zoom untuk handphone bisa di download di playstore dan appstore. Kalau kami sih lebih memilih menggunakan laptop, layarnya lebih besar dan bisa nonton bareng.

Tampilan meeting zoom
Tampilan aplikasi Zoom

Cara Menggunakan Zoom

Karena baru pertama kali menggunakan, tentunya kami harus melakukan ujicoba terlebih dahulu. Jangan sampai pas para pejabat lagi rapat online, terus ada masalah.

Uji coba peralatan sebelum rapat online

Tidak susah ternyata menggunakan zoom ini. Karena kami menggunakan laptop, beginilah langkah-langkah yang kami lakukan kala akan menyelenggarakan rapat koordinasi online.

  • Masuk ke situs https://zoom.us/. Klik Sign Up Free. Kita bisa mendaftar menggunakan email atau Faceebook. Untuk versi gratisnya tentu saja ada beberapa fitur yang dibatasi, jadi kalau mau yang lengkap bisa mengunduh yang versi premium mulai dari $14.
  • Setelah registrasi, kita bisa masuk ke laman utama. Klik pada My Profile, disana ada data Personal Meeting ID.
  • Fitur pengaturan bisa melalui menu My Meetings
  • Gunakan link ID untuk mengundang orang lain bergabung di Meeting Rooms.
  • Minta teman yang diundang untuk masuk ke link melalui web browser.

Cukup mudah bukan. Itu tadi kalau sebagai penyelenggara/pengundang rapat koordinasi online.

Bagaimana kalau sebagai peserta? Bisakah menggunakan handphone? Bisa di cek caranya di infografis berikut ini

Sumber gambar IG jabfungPTP

Kesan Setelah Menggunakan Zoom

Menurut saya rapat koordinasi online dengan menggunakan Zoom ini lebih ringan dibanding kalau menggunakan webex. Pengalaman selama ini kalau kami pakai webex sering terputus dan kadang ada delay antara gambar dan suara.

Tadi pagi, gambar dan suara nggak ada delay. Selama rapat juga lancar, semua slide presentasi bisa terlihat dengan jelas. Suara juga jernih.

Pimpinan pun puas dengan jalannya rapat koordinasi online hari ini, karena pada saat pimpinan berkesempatan untuk berbicara, semua audiens di tempat lain bisa mendengar dengan jelas suaranya.

Oh iya, bagi penyelenggara ada fasilitas untuk mengatur siapa saja dari peserta yang berkesempatan untuk berbicara. Hal ini diperlukan supaya nggak gaduh saat rapat online karena semua suara masuk. Selain dengan suara, tersedia pula fasilitas chat bagi peserta rapat.

Demikianlah pengalaman kami menggunakan Zoom untuk rapat koordinasi online. Dengan kondisi saat ini yang masih belum menentu karena wabah virus Corona, sepertinya kami akan sering menggunakan aplikasi Zoom.

33 Comments

  1. Wah kece juga ya aplikasi zoom ini, Mbak. Jan-jane aplikasi ini nggak cuma cocok untuk menjembatani berbagai meeting saat korona melanda saja sih, tapi emang cocok dipakai di jaman modern seperti saat ini.

  2. Aplikasi Zoom ini bs menampilkan corat-coret kita pas rapat lohh… Kl di kampus saya “Sterilisasi Kampus” mulai 19 Maret 2020. Semua dosen dan mahasiswa UTS daring via e-learning.

  3. Mbak, aku senang sekali menemukan artikel ini. Kebetulan, aku bekerja mengelola lembaga pelatihan kelas bareng teman-teman yang dua anggota berkantor di luar kota, sedangkan aku di rumah. Sehubungan dengan wabah corona, kami harus menunda jadwal meeting offline dan kemarin sedang diusulkan meeting menggunakan aplikasi zoom.

    Ini bermanfaat banget. Nanti aku coba ikuti. Biaya unduh versi premium minimal USD 14 itu biaya di awal saja atau berlangganan, ya?

  4. Kekayaan Eric Yuan, founder ZOOM bertambah USD 20 juta setelah kejadian ini. karena ZOOM dipakai para pekerja korporat di seluruh dunia yg terdampak corona ya.

  5. akhirnya.kita jd makin melek teknologi. kalah gak ada kondisi seperti saat ini kan nlkita jd gak tau aplikasi zoom buat rapat online. hihi. ambil hikmahnya saja

  6. Mantaap, sekarang hikmahnya Indonesia jadi melek teknologi ya mba, rapat koordinasi pun sekarang jadi pake aplikasi yaa, keren sih, semoga Corona ini cepat berlalu yaa

  7. Bersyukur dengan kemajuan teknologi ini ya mbmak. Anak-anakpun bisa tetap belajar di rumah dengan aplikasi sejenis zoom ini.

  8. Aku beberapa kali pakai aplikasi zoom ini untuk kelas online. Selama jaringan bagus akan lancar sih.. Dengan adanya sistem work form home jujur sekarang ngerasa akhirnya banyak yang mau gak mau ‘melek sama teknologi’ karena dipaksa keadaan. Dulu kalau disaranin suka ga mau, sekarang kondisinya dipaksa mau

  9. Aku juga masih ngantor mba belum ada putusan wfh tp kalau cara gini sering kami lakukan ga cuman buatvmeeting koord antar cabanh kadang aku pake buat interview pelamar di luar bandung

  10. Aku pernah nih pake aplikasi Zoom. Lumayan asik bisa nyimak tele conference cuma mungkin sinyalku lagi bermasalah. Sempat on off. Tapi kualitas suara oke, kok. Jelas, jauh dibandingkan video call WA yang suka delay itu hehe

  11. Ahh, Zoom ini langganan aku kalo ikutan kelas onlen Acceess dari berbagai negara, emang paling nyaman dan enak, berasa dekatnya yaa.
    Alhamdulillah teknologi yang membantu kita melakukan aktifitas yaa, seperti meeting.

  12. Ini informasi yang sangat dibutuhkan untuk sekarang. Kalaupun pandemi Corona sudah lewat, tetap bisa digunakan. Apalagi sekarang kan sudah masuk era digital

  13. Wah, ini referensi yang saya cari… Ada acara bedah buku skala internasional yang harus dilakukan secara online.
    Takcatet dulu ya, rekomendasi yang satu ini

  14. Samma nih seperti tempat kursus Bahasa Inggris anak saya, pakai ZOOM juga untuk pertemuan kelas online kemarin.

    Saatnya memanfaatkan tekhnologi canggih saat pembatasan keluar rumah seperti sekarang ini.
    Semoga virus Corona segera bisa teratasi yaa, biar kita bisa beraktivitas seperti biasanya.

  15. Waw sekarang emang jamannya teknologi ya bun . semua terasa lebih mudah dan dekat. Allhamdulillah betmanfaat sekali aplikasi zoom ini apalagi dengan keadaan negeri kita saat ini. Hahhh semoga masalah corona ini cepat selesai

  16. DI kantor saya juga belum ada pemberlakuan WFH soalnya memang nggak bisa dilakukan di rumah. Semua harus dilakukan di kantor dan di ruangan pabrik.

  17. Alhamdulillah berkat teknologi masih bisa rakor meski secara online ya Mbak Nanik. Hari Kamis lalu saya ada event virtual, harusnya datang ke tempat acara untuk brand susu ternama, tapi karena wabah Corona jadi acara ditiadakan diganti dengan Live Talk menggunakan aplikasi Zoom ini. Jadi media dan blogger tetap menulis. Goodie bag akan dikirm via pos nanti.

  18. Saya mah orang rumahan, hihihi… Makasih sharingnya ya mbak, jadi tau nih aplikasi yang recomended untuk teleconference…

  19. Belom pernah cobain rapat kayak gini aku mbak kayak nya emang seru banget ya mbak ini ..jadi bisa rapat dirumah yaa

  20. Kursusku juga pakai zoom ini mbak sekarang alhamdulillah memudahkan, seru dan berisik haha šŸ˜€
    Minggu depan insyaAlalh masih akan pakai kyk gini., Berharap masalah wabah usai jadi bisa ketemu muka lagi sama teman2 Ya Allah, krn komunikasi via video gak bisa menggantikan kehadiran yaa

  21. Wah.. Aku bari tahu ini loh mba.. Berguna banget nih aplikasinya. Tp kalo aku susah nyentuh2 begini. Krn anaknya gak pedean kalo gak dandan..haha.. Sementara di rumah rempong huhu. Tp nice info nih buat rekomendasiin suami aku yg kerjanya remote.

  22. Dulu jamannya masih ngantor, klo rapat dengan kantor cabang pakainya Skype. Sekarang ada lagi ya aplikasi Zoom. Cocok dengan konsep kerja jaman now.

  23. Kayaknya ini bisa diaplikasikan ke rapat ibu-ibu PKK juga ya mbak. hehe
    Soalnya di tempatku lagi rame ada ODP corona radius 3km dan pertemuan PKK bulan depan masih pada bingung mau ditiadakan atau tetep lanjut. Sementara kami masih pengen bahas banyak termasuk menyemprotkan desinfektan ke sekitar perumahan. Eh kok malah sy jadi curhat šŸ˜…
    Ah apalagi kalau aplikasinya enteng, kan jadi gampang aja ya mau rapat onlen.

  24. aku juga pakai zoom buat meeting media komunitas nih. Soalnya tim redaksinya dari berbagai daerah di Indonesia gitu, jadi kalau koordinasi selain melalui WA juga sebulan sekali rutin meeting online pakai zoom gini. So far, zoom emang paling nyaman sih buat dipakai meeting online.

Terima kasih sudah berkunjung dan membaca tulisan ini, ditunggu komentarnya. Please... jangan meninggalkan link hidup ya