Waspada Corona, Rapat Koordinasi Dilakukan Secara Online Menggunakan Aplikasi Zoom




Sampai hari ini, 17 Maret, belum ada kebijakan dari pimpinan kantor untuk memberlakukan work from home (bekerja dari rumah) bagi para pegawai, jadi saya masih tetap ngantor. Perubahan yang tampak nyata adalah penundaan beberapa kegiatan workshop dan juga perjalanan dinas ke Jakarta. Karena kantor saya adalah salah satu UPT di bawah kemdikbud, yang program kerjanya mengacu pada program kerja kemdikbud dan butuh untuk terus berkoordinasi. Adanya pembatasan perjalanan dinas ke Jakarta ini membuat beberapa rapat koordinasi dilakukan secara online.

Seperti hari ini, saya kebagian mendampingi pimpinan untuk melakukan rapat koordinasi secara online dengan puluhan satuan kerja lain dibawah kemdikbud yang tersebar di 34 propinsi.

rapat koordinasi online
Rapat koordinasi online

Aplikasi rapat koordinasi online yang kami gunakan kali ini adalah zoom. Saya baru pertama kali ini menggunakan Zoom, biasanya kami pakai webex.

Mengenal Aplikasi Zoom

Aplikasi Zoom dikembangkan untuk digunakan sebagai media meeting online dimanapun berada dengan fitur-fitur yang lumayan lengkap.

  1. Kualitas video meeting di Android yang tinggi
  2. Kualitas layar berbagai yang bagus
  3. Dapat melakukan berbagi layar secara langsung melalui perangkat Androi
  4. Dapat berbagi situs web, foto, file presentasi hingga Google Drive
  5. Mengirim teks ke grup, gambar dan audio dari smartphone maupun PC
  6. Menampilkan status kontak availability atau tidak
  7. Bergabung sebagai peserta interaktif atau peserta webinar yang hanya melihat

Melalui aplikasi ini, bisa terhubung hingga 100 titik dengan kualitas screen sharing yang tinggi. Aplikasi zoom untuk handphone bisa di download di playstore dan appstore. Kalau kami sih lebih memilih menggunakan laptop, layarnya lebih besar dan bisa nonton bareng.

Tampilan meeting zoom
Tampilan aplikasi Zoom

Cara Menggunakan Zoom

Karena baru pertama kali menggunakan, tentunya kami harus melakukan ujicoba terlebih dahulu. Jangan sampai pas para pejabat lagi rapat online, terus ada masalah.

Uji coba peralatan sebelum rapat online

Tidak susah ternyata menggunakan zoom ini. Karena kami menggunakan laptop, beginilah langkah-langkah yang kami lakukan kala akan menyelenggarakan rapat koordinasi online.

  • Masuk ke situs https://zoom.us/. Klik Sign Up Free. Kita bisa mendaftar menggunakan email atau Faceebook. Untuk versi gratisnya tentu saja ada beberapa fitur yang dibatasi, jadi kalau mau yang lengkap bisa mengunduh yang versi premium mulai dari $14.
  • Setelah registrasi, kita bisa masuk ke laman utama. Klik pada My Profile, disana ada data Personal Meeting ID.
  • Fitur pengaturan bisa melalui menu My Meetings
  • Gunakan link ID untuk mengundang orang lain bergabung di Meeting Rooms.
  • Minta teman yang diundang untuk masuk ke link melalui web browser.

Cukup mudah bukan. Itu tadi kalau sebagai penyelenggara/pengundang rapat koordinasi online.

Bagaimana kalau sebagai peserta? Bisakah menggunakan handphone? Bisa di cek caranya di infografis berikut ini

Sumber gambar IG jabfungPTP

Kesan Setelah Menggunakan Zoom

Menurut saya rapat koordinasi online dengan menggunakan Zoom ini lebih ringan dibanding kalau menggunakan webex. Pengalaman selama ini kalau kami pakai webex sering terputus dan kadang ada delay antara gambar dan suara.

Tadi pagi, gambar dan suara nggak ada delay. Selama rapat juga lancar, semua slide presentasi bisa terlihat dengan jelas. Suara juga jernih.

Pimpinan pun puas dengan jalannya rapat koordinasi online hari ini, karena pada saat pimpinan berkesempatan untuk berbicara, semua audiens di tempat lain bisa mendengar dengan jelas suaranya.

Oh iya, bagi penyelenggara ada fasilitas untuk mengatur siapa saja dari peserta yang berkesempatan untuk berbicara. Hal ini diperlukan supaya nggak gaduh saat rapat online karena semua suara masuk. Selain dengan suara, tersedia pula fasilitas chat bagi peserta rapat.

Demikianlah pengalaman kami menggunakan Zoom untuk rapat koordinasi online. Dengan kondisi saat ini yang masih belum menentu karena wabah virus Corona, sepertinya kami akan sering menggunakan aplikasi Zoom.

33 Comments

Leave a Reply to herva yulyanti Cancel reply