software payroll

Sistem Penggajian Otomatis, Karyawan Senang, Bagian Keuangan juga Senang

“Mbak aku harus pulang, harus ke kantor”

“Ngapain? Bandung Jogja tuh jauh lho. Kalau pulang dan ke kantor, berarti kan harus di hari kerja. Terus kuliahmu gimana, mau bolos?”

Begitulah suatu kali teman kuliah di Bandung sedang menceritakan kegalauannya, karena harus pulang ke Jogja. Setiap awal bulan dia harus ke kantor, untuk mengambil uang gaji. Kala itu kami sama-sama sudah jadi ASN, dia di Jogja sementara saya di Malang. Kami sama-sama mendapatkan beasiswa untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang master.

“Enak banget sih kamu, Mbak. Tiap bulan gaji udah masuk rekening. Sementara aku tiap awal bulan harus pulang”

Ah, seandainya instansi tempat dia bekerja sudah mengenal dan menggunakan aplikasi payroll, pasti dia nggak bakal kehabisan waktu dan juga biaya untuk urusan mengambil gaji ke kantor. Karena gajinya bisa langsung masuk ke rekeningnya.

Mengenal Software Payroll

Payroll merupakan istilah yang digunakan untuk merujuk kepada gaji. Sementara gaji merupakan kompensasi yang diberikan kepada karyawan sebagai imbalan untuk pekerjaan yang telah dilakukan.

Jika jumlah karyawan masih sedikit, melakukan perhitungan gaji bisa saja dilakukan secara manual. Tapi seiring bertambahnya jumlah karyawan, perhitungan gaji karyawan secara manual menjadi tidak efisien. Memakan waktu lama, merepotkan bagian keuangan dan kemungkinan terjadi kesalahan dalam perhitungan akibat human error makin besar.

aplikasi payroll
Perhitungan gaji manual

Sebagaimana diketahui, perhitungan jumlah gaji yang diterima karyawan besarannya bisa tergantung pada beberapa hal. Apalagi jika perusahaan swasta. Jumlah jam kerja, jam lembur, ketidakhadiran, cuti, keterlambatan masuk kerja, bisa menjadi unsur yang dipergunakan dalam perhitungan gaji. Ada potongan pajak, iuran BPJS, potongan pembayaran hutang atau iuran lain. Kalau dikerjakan secara manual, bisa-bisa nggak akan selesai dalam 1 atau 2 hari. Padahal karyawan sudah menunggu-nunggu uang gaji.

Oleh sebab itulah dibutuhkan sebuah sistem yang membantu mempermudah bagian keuangan untuk melakukan perhitungan gaji, yang dikenal dengan nama software payroll.

Software payroll adalah software yang digunakan perusahaan untuk memudahkan dalam hal perhitungan gaji karyawan dengan baik dan terorganisir.

Keuntungan Menggunakan Software Payroll

Sebenarnya, dengan aplikasi spreadsheet pun bagian keuangan bisa kok membuat aplikasi payroll sederhana. Tapi tentu saja hal ini kurang efisien diterapkan dalam skala besar. Salah memasukkan ke kolom bisa berabe. Harusnya potongan atas nama A, ternyata masuk ke sel atas nama B. Untuk melakukan penelusuran kesalahan juga susah, karena harus meneliti lagi data satu persatu dari atas.

Dengan menggunakan software atau aplikasi payroll, ada banyak manfaat yang bisa diperoleh perusahaan, yaitu :

  1. Perhitungan potongan dan jumlah gaji karyawan secara cepat. Setelah jumlah gaji kotor ditentukan, sistem akan secara otomatis menguranginya dengan hasil perhitungan potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS. Hingga diperoleh jumlah gaji bersih yang bisa langsung masuk ke rekening karyawan.
  2. Melakukan perhitungan pajak dan juga pencetakan formulir pajak sesuai kebutuhan karyawan dan perusahaan.
  3. Data tersimpan secara otomatis dan keamanannya terjaga. Bayangkan jika datanya dalam bentuk kertas, perusahaan harus menyediakan tempat penyimpanan khusus, menyediakan dana untuk perawatan juga. Dengan sistem payroll, data bisa disimpan di cloud, tak butuh tempat khusus. Sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dicari dengan cepat. Karena berbasis cloud, bagian keuangan bisa memasukkan data dari mana saja, tidak harus duduk diruangannya di dalam kantor.
  4. Dapat disesuaikan sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan. Setiap perusahaan pasti punya aturan tersendiri dalam perhitungan gaji karyawan. Dengan sotware payroll, perusahaan bisa menyesuaikan kebutuhan dan akan diakomodasi oleh pihak pengembang software.
  5. Memungkinkan ada fitur full-service. Dengan fitur ini, karyawan bisa mengecek kebenaran datanya. Misalnya jumlah jam terlambat, jumlah hari tidak masuk kerja, yang menjadi komponen pengurang gaji.
  6. Sewaktu-waktu dibutuhkan laporan, bisa diperoleh dengan cepat.
aplikasi payroll
Aplikasi payroll memudahkan pekerjaan bagian keuangan

Penutup

Kini, instansi tempat teman saya bekerja itu sudah menggunakan software payroll. Perhitungan gajinya jelas, tiap awal bulan gajinya sudah otomatis masuk ke rekening. Karyawan nggak perlu lagi untuk berbondong-bondong ke bagian keuangan untuk mengambil gaji.

Teknologi memang memudahkan kita melakukan berbagai macam pekerjaan dalam hidup. Termasuk software ataupun aplikasi payroll ini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *