Tips Sukses Menjadi Host 2 Zoom Meeting Secara Bersamaan

tips sukses jadi host zoom meeting

Tips sukses menjadi host 2 zoom meeting secara bersamaan ini saya dapatkan berdasarkan pengalaman pribadi setelah dua minggu ini ditugaskan menjadi host zoom meeting dari beberapa diklat online yang waktunya hampir bersamaan.

Iyah, hampir 2 bulan ini tiada hari tanpa ngezoom, baik sebagai host sekaligus moderator maupun sebagai peserta. Bahkan kadang, jadwalnya hampir bersamaan, sehingga dua laptop di gelar semua di meja.

Jadwal Mendadak Berubah

Hari ini saya punya 3 jadwal menjadi host zoom meeting. Pukul 08.00 – 10.00 untuk diklat penguatan kepala sekolah, 09.00 – 13.00 untuk diklat upskilling dan reskilling, dan 10.30 – 12.00 untuk diklat daring guru kejuruan. Artinya bakal ada irisan antara 2 zoom meeting.

Mendadak, pagi-pagi usai subuh, nara sumber diklat penguatan kepala sekolah meminta jadwal di undur, yang semula jam 08.00 menjadi jam 10.00. Ini artinya bakal ada 3 irisan zoom meeting yang harus saya tangani. Saya iyakan saja permintaan dari nara sumber tersebut. Walau setelah itu saya langsung menghela nafas dan sedikit bingung juga ngatur strateginya.

Pas pelaksanaan, jadilah 2 laptop dan 1 hp saya gunakan. 1 headset dari laptop nempel di telinga kiri, satu sisi headset laptop kedua nempel di telinga kanan, sementara handphone saya biarkan tanpa headset. Pakai speaker saja. Yang penting mic semua di matikan, hanya dihidupkan saat saya mau bicara.

2 Laptop dan 1 HP untuk 3 sesi zoom meeting

Lancar?

Ya, kadang hectic juga pas saya harus bicara di 2 sesi atau ada masalah yang membutuhkan penanganan saya. Maklum, selain jadi host, saya juga menjadi admin LMS untuk ketiga diklat itu. Jadi kalau peserta ada masalah dengan LMS, ngadunya pasti ke saya.

Lebih hectic lagi karena salah satu diklat, saya harus seruangan dengan nara sumber. Jadi kameramen juga karena ada kegiatan demo dalam pembelajaran. Pakai kamera eksternal, karena nggak memungkinkan perangkatnya di bawa ke depan laptop nara sumber. Jadilah saya nggak bisa duduk manis di depan laptop. Harus ke bagian lain ruangan lab, bahkan kadang juga keluar ruangan kalau demonya menggunakan perangkat di luar ruangan.

Walau kadang ada hecticnya, alhamdulillah semuanya bisa diselesaikan dengan baik. Dari kegiatan ini juga saya jadi mendapat pengalaman bagaimana supaya di kesempatan yang lain, bisa sukses juga jadi host lebih dari 2 zoom meeting yang waktunya hampir bersamaan.

Nah, biar kamu nggak ngerasain hectic seperti saya kalau suatu saat harus jadi host 2 zoom meeting secara bersamaan, saya bagikan tipsnya biar kegiatan jadi lancar.

Punya akun Zoom lisensi lebih dari satu

Karena kegiatan ngezoomnya lebih dari 1 jam, otomatis harus pakai akun yang terlisensi. Karena akun yang belum terlisensi cuma bisa pakai zoom selama 40 menit. Kan nggak asyik tuh kalau lagi asyik-asyiknya menjelaskan, tiba-tiba harus di putus. Nggak asyik juga bagi peserta, baru mau tune-in, eh tiba-tiba ada pengumuman ganti link.

Soalnya saya pernah gitu, kebetulan jadi peserta, sesinya 90 menit, tapi tiap 30 menit di minta join zoom lagi karena keputus dan malah pakai ganti link juga. Akhirnya sesi kedua nggak ikut, males.

Karena ada 2 sesi zoom secara bersamaan, otomatis akun terlisensi juga harus punya lebih dari satu. Kalau saya, kebetulan pegang 3 akun yang terlisensi semua. Jadi aman kalau jadi host 3 meeting yang waktunya hampir bersamaan.

Kok kemaruk sih, pegang sampai 3 akun

Bukan kemaruk. Ya habis gimana, kelas diklat online nya banyak, sementara SDM yang bisa ditugaskan untuk menjadi host sekaligus moderator jumlahnya terbatas. Jadi deh saya terima tanggung jawab untuk pegang 3 akun itu.

Sediakan perangkat yang mumpuni

Perangkat di sini bukan cuma laptop lho, tapi juga koneksi internet yang stabil. Laptop Fujitsu yang saya gunakan sejak 2015, alhamdulillah masih bisa diajak kerja sama, masih berfungsi dengan baik. Walau wifi internalnya sudah mati, bisa dipasang perangkat wifi eksternal dan berfungsi dengan baik.

Laptop ASUS mulai saya gunakan di pertengahan 2019. Spesifikasinya lebih tinggi dibanding si Fujitsu, jadi ya amanlah dipakai buat ngezoom.

Perangkat tambahan lain juga penting. Kamera eksternal, tripod, headset, LCD proyektor atau bisa juga smart TV untuk memproyeksikan tampilan dari layar laptop kita.

Kok banyak banget sih perangkatnya, bukannya cukup laptop sama koneksi internet aja?

host zoom meeting
Kamera eksternal saat menunjukkan peralatan

Iya, kalau sekedar share screen dari layar laptop memang nggak butuh banyak perangkat itu. Tapi ini masalahnya ada menunjukkan perlengkapan praktek juga, bahkan ada demonya. Jadi tentu saja butuh kamera eksternal karena peralatan prakteknya nggak memungkinkan untuk di bawa ke depan laptop.

Butuh kameramen juga biar lebih mantap

Ada jeda 30 menit antar zoom meeting

Jangan menjadwalkan memulai kegiatan zoom secara bersamaan, beri jeda paling tidak 30 menit untuk mengantisipasi kondisi tak diinginkan yang bisa membuat hectic. Apalagi kalau peserta saat join harus seijin host.

Pengalaman saya, kalau sudah jalan 30 menit dan lancar maka selanjutnya bakal lancar, jadi kita bisa beralih konsentrasi ke zoom meeting yang baru. 30 menit sudah lebih dari cukup untuk menyapa peserta, mengabsen kehadiran, memberi pengantar. Lalu serahkan pada narasumber kegiatan. Host tinggal memantau saja.

Memantau sambil leyeh-leyeh?

Nggak dong. Kan masih ada meeting kedua yang harus ditangani juga.

Jadikan pembicara sebagai Co-host

Saya pakai trik ini untuk mengantisipasi kalau koneksi internet kurang stabil. Biasanya pembicara dan salah satu peserta saya jadikan co-host. Tujuannya supaya kalau koneksi saya terputus, proses rekaman di cloud zoom tetap bisa berjalan.

Selain itu juga bisa membantu memberi ijin kalau ada peserta yang baru join. Tentu saja sebelumnya saya kasih tahu dulu pembicara dan peserta yang saya jadikan co-host. Biar nggak kaget kalau di layarnya tiba-tiba muncul notifikasi ada peserta yang mau join.

Matikan Mic di masing-masing perangkat

Jika sudah selesai berbicara, jangan sampai lupa untuk mematikan mic di masing-masing laptop. Supaya tidak menganggu kenyamanan peserta lain.

Soal mematikan dan menghidupkan mic ini, saya juga masih suka riweuh. Sudah ngadep laptop, ngomong eh ternyata mic masih mati. Harus diulang deh. Atau juga saya ngomong ke orang lain yang kebetulan masuk ke ruangan, lupa micnya belum dimatikan. Kena tegur deh.

Pernah juga kejadian, lagi fokus berbicara di satu laptop, kamera laptop satunya lupa dimatikan. Jadilah peserta di laptop kedua ini ribut karena nggak mendengar suara saya. Belajar dari kejadian ini, kalau sedang dibutuhkan untuk berbicara, akhirnya laptop nggak saya jejerkan. Saya pisahkan posisinya. Jadi agak repot dikit buat saya karena jadi harus pindah-pindah tempat duduk juga.

host zoom meeting
Laptopnya diatur berjauhan biar bisa fokus

Demikianlah tips dari saya saat harus jadi host dua zoom meeting yang waktunya bersamaan, semoga bermanfaat.

75 Comments

  1. Wow… hebat ini bisa menjadi hot untuk 2 zoom secara bersamaan, kadang aku saja kalau pas zoom dan pas bagian cuap2 sambil share screen suka masih bingung tapi emang lama-lama kebiasa sih.

  2. kebayang repotnya ini jadi host zoom bersamaan, tapi Alhamdulillah bisa teratasi ya apalagi diduung device yang lengkap. Lucu juga kalau sampai salah kamar nih πŸ™‚

  3. masa pandemi jadi bikin orang tambah sibuk ya, salah satunya ya jadi narsum or host zoom at the same time ya mba. Kebayang ini repotnya kiri kanan, fokus juga jadi terpecah belah πŸ™‚
    belum lg mencatat pertanyaannya πŸ™‚

  4. Waaaahhh. Kebayang. kemarin aku ada 2 event bergantian aja, rempong. Padahal 1 jadi narsum, 1 jadi peserta aja. Wkwkwkw Tapi krn dresscodenya beda, jadi brasa kayak artis, kudu ganti kostum cepet2an. Ahhh. Pandemi ini semoga menyisakan kenangan indah dan lucu aja ya. Semoga kita memaknainya lebih positif

  5. Waah…sungguh keren sekali, kak..
    Aku kemarin belajar jadi co-host…padahal cuma co-host yaa..dan rempongnya…tiap ada yang join matikan volume suara biar gak mengganggu. Kadang peserta lupa kalau micnya on.

  6. Ya ampun Mbak kok bisa sih jadi host untuk lebih dari 1 zoom meeting. Aku ngebayanginnya aja udah riweh, gimana kalau yang menjalaninya yaaa? Keren banget ini multitasking tingkat dewa.

  7. Luar biasa banget, awalnya mungkin agak kagok tapi setelah biasa dijalani bisa ya mba.
    Emang kita kadang kudu dipepet, aku belum pernah jadi host zoom biasanya ikut aja webinar makasih sudah berbagi tips dan pengalaman mba, jadi bayangin kalau aku udah nyerah ahhaha

  8. Kereeeen banget Mbak Nanik bisa jadi host di 2 zoom. Preparenya emang harus perfect biar ga terjadi hal-hal yang diinginkan selama ngeZoom. Aku selama ini jadi peserta doang sih mbak, ga kebayang aja kalo jd host rempongnya kayak apa. πŸ˜…

  9. Kalau nge-host dengan zoom ternyata nggak semudah yang daku pikirkan. Akunnya kudu terlisensi ya biar agak lama an. Soalnya daku pernah baru mau join zoom, eh katanya link ganti haha.. Mungkin karena kendala itu ya di host nya

  10. Mantap bingit mba, bisa menghandle zoom meeting sampai 3 dalam waktu bersamaan. Di zaman new normal ini, sepertinya mahir jadi host atau moderator di zoom meeting merupakan keahlian baru ya. 😁

  11. Hebat mbak bisa jadi 2 host zoom meeting dalam waktu bersamaan. Pasti mesti gesit banget ini ya, mulai dari persiapan sampai membagi fokus pada 2 meeting. Didukung pula dengan peralatan yang lengkap dan canggih, wajar bisa beres semuanya. Sukses selalu mbak.

  12. Tipsnya keren mbak, menangani jadi host dalam dua acara yang bersamaan.
    Aq kalo ikut zoom meeting dalam waktu yang bersamaan aja kadang bingung apalagi kalo jadi hostnya langsung ya

  13. Wah, sakti banget mba…bisa jadi host bersamaan, aku baru belajar nih pengen coba kelas zoom untuk kelas nulisku, bikin keringatan juga ternyata ya hihi

  14. Aku dah sering jadi host acara zoom juga jadi peserta. Tapi kalau ikut dua acara zoom yang beririsan ku nyerah, Maaak. Aku gampang terdistraksi. Ga bisa multitasking kayak dulua. Salut deh Mak. Dan emang bener malesin kalau pake zoom gratisan terus disuruh gabung kalau sesi waktu udahan hahaha

  15. aku baru tahu nih bisa mati sendiri zoom-nya soalnya yang suka pake zoom anakku selama PJJ..kalau aku jarang pantesan waktu itu ujug2 mati sendiri zoomnya dari sekolah hahha..mba mantab nih pegang 2 acara sekaligus

  16. Ini related banget sama kehidupan sekarang ya.. yang kita diharuskan bisa bertemu secara virtual.. meeting virtual dan lain lain.. apalagi bagi seorang host persiapan itu wajib banget dilakukan agar acaranya berjalan lancar

  17. Nggak jadi dua malah nambah satu lagi ya, sampai beririsan jadi tiga zoom. Ngeri mbak, keren bagi waktu dan pikirannya. Jadi pengalaman berharga ya mbak. Apalagi acara meeting nya semua sama pentingnya

  18. iya bener banget ya mba… melibatkan pembicara atau salah satu peserta untuk jadi co host itu seperti punya cadangan dalam situasi darurat. beberapa kali ikut zoom koneksi hostnya tereganggu dan sayangnya ga ada co host sehingga mengganggu juga

  19. Kebetulan Bapakku dosen di sekolah tinggi pelayaran, selama pandemi ini mau gak mau sistem belajar mengamengajar pindah ke rumah, beliau pun menyiapkan banyak alat untiluntuk mendukung proses mengajarnya

  20. wah keren banget maaaak, bisa ya jadi host dari 2 acara yang tabrakan. emang deh di era digital dan pandemi gini, kita dituntujmmt mesti makin kreatif ya maaak

  21. waduh mbak, kebayang hecticnya yaa. masyaAllah, kudu punya mental baja ya dan kesabaran yang luar biasa. Aku pernah mau diajarin suami jadi host sampai hari ini belum juga, karena pas aku bisa suami gak bisa haha padahal keterampilan begini harus dimiliki juga yaa pada masa pandemi ini

  22. Mantap banget mbak nanik. Suamiku nih sering gini. Beliau ngajar di beberapa uni gitu terus kadang jadwalnya hampir berbarengan. Kebayang gimana hecticnya

Terima kasih sudah berkunjung dan membaca tulisan ini, ditunggu komentarnya. Please... jangan meninggalkan link hidup ya